의료기관에서 퇴직한 근로자의 개인정보, 언제 파기해야 하나요?

본지에서는 최근 의료기관에서 개인정보보호 중요성이 증대됨에 따라 올해 보건복지부가 발표한 ‘의료기관 개인정보보호 가이드라인’에 맞춰 의료기관에서 꼭 알아야할 개인정보보호 처리 방법에 대해 안내한다.



의료기관에서 꼭 알아야 할 ‘개인정보보호 가이드라인’ 소개







Ⓠ 의료기관에서 지난 3개월간 근무하던 김 간호조무사가 개인사정으로 최근 사직서를 제출했다. A의료기관의 박 원장은 이달중 김 간호조무사의 퇴직처리를 할 예정이지만, 퇴직 근로자의 개인정보를 어디까지 보관해야 하는지 아리송하다.



박 원장은 김 간호조무사의 개인정보 중 어떤 부분을 언제까지 보관해야 할까?



경력증명 및 임용계약에 관한 정보만 3년간 별도 보관해야



퇴직 근로자의 각종 개인정보는 퇴직 후 경력증명 및 임용계약에 관한 정보를 제외하고 지체 없이 파기해야 하는 것이 원칙이다.



단 근로기준법 제39조 및 같은 법 시행령 제19조에 따라 근로자의 경력증명 등에 관한 정보는 근로자 퇴직 후 3년간 별도로 보관해야 하며, 보존기간이 종료된 후 5일 이내로 파기해야 한다.



만일 퇴직 근로자의 경력증명을 위해 3년 이상 경력증명 정보를 보관하고자 하는 경우라면, 퇴직 시점에 퇴직 근로자의 동의를 별도로 받아 두어야 한다.



보관기관이 종료된 개인정보는 복구 또는 재생되지 않는 방법으로 파기해야 된다.



또한 근로기준법 제39조에 따라 의료기관의 장은 근로자가 퇴직한 후라도 사용기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 발급해야 한다. 사용증명서를 청구할 수 있는 기한 역시 퇴직 후 3년 이내다.



퇴직 근로자의 개인정보를 제3자에게 제공하고자 하는 경우, 다른 법령에 특별한 규정이 없는 한 해당 퇴직 근로자의 동의를 받은 후 정보를 제공해야만 한다.



그렇다면 개인정보보호법 시행 전부터 보관하고 있던 퇴직 근로자의 개인정보 보관을 위해서는 별도의 동의를 받아야 할까, 아님 파기해야 할까?



경력증명 등을 위한 목적으로 보관·이용하고 있던 퇴직근로자 개인정보는 퇴직근로자의 별도 동의를 받지 않았다면 법령에서 규정한 기간까지만 보관할 수 있다.



주민등록번호 등 고유식별정보를 업무용 컴퓨터에 저장해 관리하는 경우 상용 암호와 소프트웨어 또는 안전한 암호화 알고리즘을 사용해 저장해야 한다.



의료기관의 정보나 각종 서비스를 홍보하기 위해 퇴직근로자의 개인정보를 이용하고자 하는 경우에도 별도의 동의를 반드시 받아야 한다. 이 경우 퇴직근로자가 이를 명확하게 인지할 수 있도록 알리고 동의를 받도록 한다.