“임금명세서 교부, 카톡·문자로는 안 되나요?”

오는 19일부터 사용자가 근로자에게 임금을 줄 때 임금의 구성항목 및 계산방법, 공제내역 등을 적은 임금명세서를 함께 주어야 한다.

고용노동부는 근로자에 대한 임금명세서의 의무 교부를 11월19일 이후 임금지급분부터 적용하는 한편 임금명세서 교부 의무를 위반한 사용자에게는 근로기준법 제116조에 따라 500만 원 이하의 과태료를 부과한다고 밝혔다.

또 고용노동부는 임금명세서 교부에 대한 사용자의 인사노무관리 부담을 줄여주고자 ‘임금명세서 만들기‘ 프로그램에 대한 무상보급을 통해 사업주가 손쉽게 전자적 형태의 임금명세서를 작성할 수 있도록 보급에 나섰다.

이에 대해 최현석 근로기준정책관은 “이미 임금명세서를 주고 있는 기업은 기존의 임금명세서를 활용할 수 있고, 영세사업장에서도 큰 부담 없이 임금명세서를 줄 수 있도록 현장의 의견을 최대한 반영했다”고 밝혔다.

이에 임금명세서 교부와 관련한 주요 질문과 답변들을 모아 정리했다.

Q. 임금명세서에 사원번호나 생년월일을 반드시 작성해야 하나요?

A. 임금명세서에 ‘성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보’를 기재하도록 규정돼 있다. ‘성명’만으로 근로자를 특정할 수 있다면, 생년월일과 사원번호 등을 중복해 기재할 필요는 없다.

Q. 모든 임금 구성항목에 대해 계산방법을 작성해야 하나요?

A. 고정으로 지급되는 기본급이나 정액으로 지급되는 수당 등에 대해서는 계산방법을 별도로 작성하지 않아도 된다.

시급‧일급제이거나 연장근로수당과 같이 ‘근로일수나 총 근로시간 수 등에 따라 임금의 구성항목별 금액이 달라지는 경우’에 한하여 계산방법을 작성하면 된다.

다만 이 경우 계산방법에 근로일수, 총 근로시간 수, 연장‧야간‧휴일 근로시간 수 등을 포함해 기재해야 한다.

Q. 4대 보험료, 근로소득세 등도 계산방법을 기재해야 하나요?

A. 공제내역의 계산방법은 별도로 기재하지 않아도 된다. ｢근로기준법｣ 제43조제1항에 따라 임금의 일부를 공제한 경우 ‘공제항목별 금액과 총액 등 내역’만 작성하면 된다.

Q. 카카오톡이나 문자로 임금명세서를 교부해도 되나요?

A. 카카오톡이나 문자로 임금명세서를 교부하는 것도 가능하다. 임금명세서는 PC, 스마트폰 등 정보처리시스템 상 전자문서 생성 전용 프로그램(ᄒᆞᆫ글, 오피스, 웹 에디터, PDF 등) 등을 활용해 작성한 후, 이메일, 카카오톡 등 각종 전자적 방법을 이용하여 근로자에게 전송할 수 있다.

Q. 취업규칙이나 근로계약서에 임금의 계산방법이 나와 있는데, 매월 임금명세서에 계산방법을 반드시 기재해야 하나요?

A. 임금명세서 교부는 근로자가 임금을 지급받을 때에 임금의 세부 내역 등 임금에 관한 정보를 명확히 알 수 있게 하려는데 그 취지가 있다. 

따라서 취업규칙에 임금의 결정‧계산‧지급방법이 기재되어 있다 할지라도 임금명세서에 임금의 구성항목별 계산방법을 작성해야 한다.

Q. 이메일로 임금명세서를 발송하는 경우 교부의무를 이행하였다고 볼 수 있는 시점은 언제인가요? 발송만으로 교부 의무를 다하는 것인지, 수신을 확인해야 하는 것인지요?

A. 사용자가 이메일로 임금명세서를 발송한 경우, ‘발송한 때’에 임금명세서를 교부한 것으로 볼 수 있다. 다만, 메일이 반송처리 되는 경우 등은 발송으로 보기 어려우니 이에 대한 확인이 필요하다.